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Considerazioni sui Gestionali e l’uso di Office nelle Aziende

Un gestionale è un software informatico che permette la gestione delle principali funzioni e azioni svolte da una piccola e media impresa, i gestionali aziendali sono composti da moduli predefiniti con funzionalità sviluppate per soddisfare esigenze della maggior parte delle tipologie di attività, talvolta trascurando dettagli specifici che ogni nicchia di settore ha bisogno.

I moduli più essenziali dei gestionali più diffusi sono: Magazzino, Ordini, Bolle, Fatture, Vendite, Acquisti e Contabilità.

E’ un dato di fatto che oltre a questo strumento necessario, con una particolare frequenza, l’utente, il responsabile, il manager, utilizza Word, Outlook, Excel e Access per interrogare, analizzare e manipolare dati residenti e provenienti dal database centrale.

In molti usiamo regolarmente le applicazioni di Office per soddisfare esigenze che il nostro gestionale non prevede o che non può svolgere con una certa flessibilità e completezza.

Spesso abbiamo la necessità di presentare stampe o report con un determinato layout, con una particolare grafica perché il nostro gestionale non lo prevede, oppure utilizziamo query di Access per eseguire una serie di controlli incrociati applicando filtri, inserendo formule e funzioni personalizzate o magari popoliamo elenchi di Excel inserendo e compilando un campo, un’informazione aggiuntiva.

E’ frequente prelevare dati dal nostro database nei modi più disparati, c’è chi inserisce dati digitando manualmente lettere e numeri in celle di Excel, chi esporta e importa files o stampe in formato testo o csv, altri utilizzano collegamenti odbc e taluni eseguono dei copia incolla da documenti in pdf per poi manipolare dati con incolonnamenti, modificando la dimensione del font di carattere, eliminando righe, apportando cancellazioni di record non necessari, applicando formati di data personalizzati, colorando e allineando celle e altro.

Riflettiamo, eseguiamo sempre le stesse operazioni e trascuriamo la presenza di strumenti accessori e potenti come le Macro e il linguaggio Vba che ci consentono di automatizzare le operazioni ripetitive con notevoli risparmi di tempo riducendo possibili errori.

Possiamo quindi constatare che tali applicazioni di Office, non sono altro che un’integrazione, un’estensione del nostro gestionale aziendale.

In questi oltre miei 30 di lavoro, più da utilizzatore che da programmatore, ho avuto modo di realizzare per piccole e medie imprese, uffici, conoscenti e amici, una serie di applicazioni per i più svariati settori di attività sia in Access che in Excel (e non solo).

Ho sviluppato procedure più o meno complesse per automatizzare report di vendita particolari e personalizzati, applicazioni per il controllo delle presenze di manodopera, programmi per la pianificazione e la previsione di produzione, maschere per inserire e controllare anagrafiche articoli e distinte basi, cataloghi fotografici basati su database, soluzioni per automatizzare i salvataggi dei documenti in Pdf con determinati criteri logici interagendo con server e percorsi condivisi, automatismi di importazione ed esportazione dati, consultazione di dati provenienti da industria 4.0  e molto altro ancora … velocizzando il lavoro altrui.

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