Come Utilizzare il Programma

Dopo aver avviato il programma, appare il Menù Generale, dove abbiamo accesso a tutte le funzionalità, cliccando su uno dei pulsanti si accede alla maschera specifica.


Il primo passo importante è quello di modificare a necessità le Impostazioni Generali.

Non modificare il contenuto del campo CODICE, non eliminare alcun record,  nel capo TESTO è possibile cancellare o modificare il contenuto, il campo VALORE accetta solo numeri, almeno lo 0 (zero) è richiesto, il campo Informazioni è una guida sintetica.

La prima impostazione da controllare è DirMadre (si trova nel campo Codice) il campo Testo deve corrispondere alla Cartella/Percorso dove è installato il programma, dovrebbe coincidere a : C:\FattureServizi


Queste impostazioni sono utili quando si intende utilizzare il programma in rete, condividendo il file di Dati con altri utenti posizionandolo ad esempio su server o un disco esterno.


Per la fatturazione standard, in corrispondenza del campo Codice, alla voce GestRitAcc digitare nel campo Testo NO, per fatturazione con ritenuta d’acconto impostare SI.

Vedi come impostare la Fatturazione per Professionisti e Lavoratori Autonomi, impostazioni per Fatture con Ritenuta d’Acconto.


Al Codice GestLogo per il momento lasciare il testo NO, nella versione Pro è possibile inserire un proprio Logo nell’intestazione dei documenti.

Aggiornare i propri dati anagrafici modificando il campo Testo per i codici da Mit1 a Mit9 così come nei campi relativi ai propri riferimenti bancari.


FattureServizi_Dati.accdb contiene un solo Cliente, un paio di Articoli/Servizi e un singolo documento, così che si possa provare il suo utilizzo e capirne in funzionamento, i dati contenuti nel File di Dati sono inventati, ogni riferimento è puramente casuale.


Se si vuole partire con un database vuoto consiglio di creare una copia di FattureServizi_Dati.accdb e rinominarlo ad esempio come MiaNomeAzienda_Dati.accdb lasciandolo pure nella sottocartella FilesDati (la parte finale del nome del file deve corrispondere al termine Dati), con il pulsante Collegamento Dati e Salvataggi sarà possibile collegarsi al file appena creato (è anche possibile utilizzare la funzione di Access gestione tabelle collegate).

E’ possibile creare più copie del File di Dati, ad esempio per gestire più aziende oppure per eseguire delle prove.


Per svuotare il File di Dati  entrare in Cronologia Documenti, Passa a Documento, in basso a SX eseguire il pulsante Elimina Documento (oppure accedere alla tabella DOC e eliminare tutti i record).

Solo dopo aver eliminato tutti i documenti sarà possibile eliminare anche i record di Clienti e Servizi Prestazioni Articoli.


Quando siamo all’interno di una maschera, per chiuderla è sempre consigliabile utilizzare il pulsante di uscita (la porticina aperta con la freccetta nera rivolta a sinistra).


Nella maschera Clienti è possibile aggiungere, modificare i dati. Per eliminare un record cliccare sulla freccetta nera posta all’estrema sinistra della maschera e premere il tasto Canc o Del, se il cliente è presente in almeno un documento, non può essere eliminato.


Nella maschera Servizi Prestazioni Articoli è possibile aggiungere, modificare i dati. Se un determinato Servizio Prestazione Articolo è presente in almeno un documento, non può essere eliminato. Per eliminare un record cliccare sulla freccetta nera posta all’estrema sinistra della maschera e premere il tasto Canc o Del.


Nella maschera Pagamenti è possibile creare i propri pagamenti preferiti che andranno poi ad essere richiamati successivamente. Il programma contiene già qualche tipo di pagamento.

Per creare un nuovo pagamento cliccare su Crea Nuovo Pagamento, sotto la descrizione, troviamo 3 campi:

  • Mesi : 1 significa 30 gg, 2 significa 60 gg, 3 significa 90 gg
  • DF-FM : Data Fattura oppure Fine Mese
  • Percentuale : per 1 rata inserire 100% , per 2 rate inserire 50% + 50 %, per 3 rate inserire 33,33% + 33,33% + 33,34% (il totale deve sempre dare 100%)

Nella casella a destra impostare il tipo di pagamento

  • RB Ricevuta Bancaria
  • RD Rimessa Diretta
  • BB Bonifico Bancario
  • Altro (esempio in contanti)

E’ importante assegnare il tipo di pagamento, se imposto Ricevuta Bancaria nella stampa della Fattura appaiono i riferimenti Bancari del cliente, se imposto Bonifico Bancario vengono stampati i riferimenti Bancari di chi emette la fattura.

Consiglio di richiamare un paio di pagamenti per capire come sono impostati, questi sono parametri importanti per generare correttamente le rate e le date delle scadenze relative ad una Fattura.


La maschera Nuovo Documento serve per creare un nuovo documento, scegliere se Fattura Proforma o se Fattura o se Nota Credito, impostare se assegnare la data di oggi, se fine mese oppure digitare una data e selezionare un Cliente. Ogni tipo di documento segue una sua numerazione progressiva, al cambiamento dell’anno la numerazione riparte da 1. Confermare con OK

Nella maschera Documento è possibile modificare la data e anche il numero progressivo (modificare il numero progressivo solo se si è sicuri di poterlo fare) , è anche possibile modificare il cliente cliccando sul pulsante Varia, le condizioni di pagamento vengono aggiornate in base a quanto registrato nella maschera cliente.

Possiamo ora completare il documento inserendo ad esempio una riga di testo che vogliamo che appaia nella stampa, oppure modificando il pagamento di default assegnato precedentemente nella maschera del cliente.

Per inserire le righe dei prodotti o dei servizi cliccare su Inserimento-Modifica prestazioni e servizi.


Questa è la maschera Dettagli Documento dove vengono compilate le righe richiamando le voci precedentemente inserite nella maschera Servizi Prestazioni Articoli.

Per eliminare una riga (record), cliccare all’estrema sinistra sulla freccetta nera (selettore record) e premere Canc  o Del.

Per fare in modo che una Nota Credito riporti i totali in negativo, è sufficiente inserire il segno meno nel campo Prezzo.

Cliccare sul pulsante Anteprima di Stampa (lente di ingrandimento situato sopra la voce Prezzo) per visualizzare il documento.


Una caratteristica utilissima del programma è la possibilità di generare il file PDF del documento senza dover necessariamente aver installato un software per la creazione dei PDF, inoltre i documenti creati vengono archiviati in una determinata cartella, nelle Impostazioni Generali infatti troviamo la voce DirPdf, per default, nel campo testo troviamo DocumentiPDF, significa che i files verranno depositati nella cartella C:\FattureServizi\DocumentiPDF (sempre ammesso che la voce DirMadre corrisponda a C:\FattureServizi), ovvio che se dovessi cambiare DirMadre in C:\Pippo e DirPdf in MieiDocPdf, i files verrebbero salvati in C:\Pippo\MieiDocPdf.

Questa è una funzionalità di Access, con l’utiizzo di Macro o con il supporto del Vba (Visual Basic for Application) è presente appunto la funzione di creazione di un oggetto in PDF.

il nome del file ha una lunghezza fissa e descrive oltre al tipo di documento, la numerazione progressiva, la data e la prima parte della Ragione Sociale del cliente così che visivamente possa essere individuato con facilità.

 

Questo pulsante genera il PDF nella cartella specificata nelle Impostazioni Generali.


Potrei descrivere maggiormente nel dettaglio le varie funzionalità, spiegare alcuni trucchi, altre informazioni e funzionalità  ma penso e spero che smanettandoci un po, con un pizzico di attenzione, possiate capire ed intuire al meglio il funzionamento.


Per maggiori informazioni e per registrare il programma, se incontri difficoltà nella fase di installazione, personalizzazioni e altro, non esitare a contattarmi

 

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